Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä ilmoitus poliisille joko sähköisesti Poliisin verkkosivustolla tai lomakkeella.
Ilmoitus tehdään järjestämispaikan poliisilaitokselle. Ilmoitus kannattaa jättää vähintään kuukautta ennen tapahtuman järjestämistä. Määräajaksi on ilmoitettu kokoontumislain mukainen viisi päivää, mutta on hyvä toimittaa ilmoitus mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ruuhka-aikojen yms. varalta.
Jos järjestät suurtapahtuman, poliisiin kannattaa olla yhteydessä vähintään kuusi kuukautta ennen tapahtuman ajankohtaa.
Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet.
Poliisin verkkosivustolla voi tehdä ilmoituksen sähköisen palvelun tai tulostettavan lomakkeen avulla. Sivustolla on myös tarkempaa tietoa tapahtumanjärjestäjälle yleisötilaisuuden järjestämiseen liittyen.
Tapahtumasta, jossa on yli 500 samanaikaista kävijää, tehdään ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta kaupungin ympäristöterveydenhuollolle lomakkeen kautta.
Yksityistilaisuus vai yleisötilaisuus?
Useat tapahtumat ovat yksityistilaisuuksia, eivätkä ne tarvitse erikseen lupia ja ilmoituksia.
Tällaisia tapahtumia ovat perhejuhlat ja muut tilaisuudet joissa kaikki osallistujat ovat tiedossa, tapahtuma on ulkopuolisilta suljetussa tilassa ja paikalla on alle 200 henkilöä.
Jos tapahtumalla on nähtävissä yleiseen järjestykseen ja turvallisuuteen liittyviä vaikutuksia, kysymys on yleisötilaisuudesta, joka voi edellyttää kokoontumislain mukaisia ilmoituksia ja erilaisia lupia.
Yleisötilaisuus on määritelty kokoontumislaissa. Yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleensä erilaisia messuja, markkinoita, juhlia, seremonioita, kilpailuja, näytöksiä, mainostapahtumia, konsertteja ja muita tilaisuuksia, joihin muillakin kuin erikseen kutsutuilla on pääsy maksua vastaan tai ilman. Tapahtumia järjestävät niin yksityiset henkilöt kuin yritykset, yhdistykset ja julkinenkin sektori. Ne kokoavat ihmisiä yhteen jotain tarkoitusta tai merkitystä varten tiettyyn aikaan ja paikkaan.