Talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta taloutta pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti ja erilaisiin tilanteisiin on mahdollista reagoida. Tarkkaan suunniteltu budjetti on tapahtuman peruskivi.
Jos tapahtumaan myydään lippuja, budjetti tarjoaa suuntaa sille, kuinka paljon lippuja täytyy myydä, jotta tapahtuma kannattaa. Budjetti on loistava työkalu omien tavoitteiden seuraamiseen.
Talkootyöllä ja omin voimin järjestettävä tapahtuma on edullisin toteuttaa, suuret yleisötapahtumat taas vaativat luonnollisesti enemmän rahaa.
Budjettia tehdessä on syytä ensin kartoittaa käytettävissä olevat rahat ja sitten listata suunnitellut kulut (kulubudjetti) ja tulot (tulobudjetti).
Niin suunnitellut kulut kuin tulotkin kannattaa listata mahdollisimman tarkasti eri osa-alueisiin jakaen:
- Kuluja voivat olla esimerkiksi tilavuokrat, palkat, rakentaminen, tarjoilut ja ohjelma.
- Tuloja voivat olla lipputulot ja erilaiset tarjoilu- ja myyntituotot.
Mukaan kannattaa budjetoida pelivaraa, sillä tapahtumaa järjestäessä eteen voi tulla yllättäviä ja muuttuvia kuluja.
Budjettia on seurattava aktiivisesti ja muokattava tarpeen mukaan koko tapahtumaprosessin ajan.
Tapahtuman budjetti voi pitää sisällään oman rahallisen panostuksen tai esimerkiksi organisaation omaa rahoitusta. Järjestäjä voi etsiä myös ulkopuolisia rahoittajia, sponsoreita ja yhteistyökumppaneita rahoittamaan tapahtumaa.
Rahoitusta voi hakea myös erilaisilta avustustoimintaa toteuttavilta rahastoilta ja säätiöiltä.
Tarvitsetko apua tai neuvoa?
Ole yhteydessä tapahtumapalveluihin. Yhteystiedot näet klikkaamalla tästä!