Etusivu/Järjestä tapahtuma/Suunnittelu/Organisaatio ja vastuut

Organisaatio ja vastuut

Tapahtumaa suunnitellessa on tärkeää hyvissä ajoin miettiä millaisella organisaatiolla tai tiimillä tapahtuma aiotaan toteuttaa.

Pienen tapahtuman voi toteuttaa myös tarvittaessa yksinkin, mutta on suositeltavaa koota jonkinlainen tiimi, sillä yhdellä ihmisellä ei välttämättä ole kaikkea osaamista ja tilaisuuden järjestäminen usein vaatii muita ihmisiä järjestelyavuksi. Varsinkin suuremmissa vastuun jakaminen on tärkeää, sillä järjestämiseen liittyy paljon työtä.

Etenkin suuremmilla tapahtumilla pitää olla toimiva ja asialleen omistautunut tekijäporukka. Tuottajien pitää tuntea ja olla alansa asiantuntijoita järjestämänsä tapahtuman sisällöistä. Tuotantotiimissä pitää olla riittävästi monipuolisia kykyjä toteuttamaan ja vastaamaan kaikista tapahtuman tuotantoon liittyvistä tehtävistä.

Vapaaehtoistyövoiman rekrytointi ja ohjaus ovat tärkeä osa-alue tapahtuman tuottamisessa. Tapahtuman johtaminen edellyttää ajantasaista strategiaa ja visiota tapahtuman tulevaisuudesta sekä yksityiskohtainen toimintasuunnitelma.

Tapahtumalla tulee olla vetäjä tai projektipäällikkö. Tapahtumalle voidaan koota oma projektiryhmä, joka vastaa tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta. Projektipäällikkö tai vetäjä vastaa yleensä kokonaisuudesta ja taloudesta. Muun henkilöstön vastuut voidaan jakaa esimerkiksi tehtävittäin. Yhdelle kuuluu markkinointi ja myynti, toiselle ohjelma ja sisältö ja kolmannelle rakentaminen.

Tehtävät kannattaa jakaa tarkasti ja ymmärrettävästi, sillä vastuunjaon tavoitteena on sujuvoittaa organisointia ja sitouttaa tekijät tapahtuman järjestämiseen.

Tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista. Tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa koko tapahtuman turvallisuudesta niin yleisön kuin esiintyjienkin osalta.

Tarvitsetko apua tai neuvoa?

Ole yhteydessä tapahtumapalveluihin. Yhteystiedot näet klikkaamalla tästä!