Etusivu/Järjestä tapahtuma/Suunnittelu/Tapahtumatilan tai paikan valinta

Tapahtumatilan tai paikan valinta

Tapahtumapaikka vaikuttaa merkittävästi tapahtuman onnistumiseen. Tapahtuman sisältö vaikuttaa sopivan paikan valintaan, mutta toisaalta paikallakin on vaikutus itse tapahtumaan ja sen järjestelyihin.

Ensin tulee kuitenkin pohtia, järjestetäänkö tapahtuma täysin sisätiloissa vai ulkona vai tarvitaanko niin sisä- ja ulkotiloja. Entä kuinka suuri tila tarvitaan ja miten tilaa voidaan muuntaa tarvittaessa suuremmaksi tai pienemmäksi?

Paikan valintaa miettiessä kannattaa huomioida myös muut tekijät, kuten tapahtuman ajankohta, paikan sijainti ja kulkuyhteydet paikalle, paikoitus- ja pysäköintialueet, paikan tavoitettavuus ja tunnettuus sekä luonne, lähistöllä tarjolla olevat oheis- ja majoituspalvelut.

Sopivaa tilaa selvitettäessä tulee huomioida myös miten tilaan on saatavissa sähköä, vettä, rakennelmia ja huonekaluja sekä millainen tilan muu varustus on. Entä tarvitaanko internetyhteyttä?

Yksi olennaisimmista tilaan liittyvistä seikoista on vuokrakustannus, sillä tilan tai alueen vuokra voi lopulta olla yksi merkittävimmistä menoeristä tapahtuman budjetissa. Samoin erilaiset vuokrausehdot voivat vaikuttaa paikan valintaan.

Tapahtuman luonteesta ja kohderyhmästä riippuen tilaa miettiessä on hyvä ottaa tarkasteluun esteettömyysasiat. Pääseekö tilaan inva-liuskaa pitkin, onko tilassa inva-wc, mahtuuko ovesta pyörätuolilla jne.

Kun olet löytänyt sopivan tapahtumapaikan, käy sopimusasiat tarkasti läpi tilaa tai aluetta vuokraavan tahon kanssa.

Tutustu tapahtumakäyttöön varattavissa oleviin kaupungin tiloihin ja alueisiin klikkaamalla tästä!

1. Ulko- vai sisätila? Tapahtuman tilantarve?

2. Vuokrausehdot ja hinnat

3. Tapahtuman ajankohta: miten vaikuttaa tilaan?

4. Tekniikka, sähkö, vesi, rakenteet, tietoliikenneyhteydet

5. Sijainti: kulkuyhteydet, pysäköinti, majoitus- ja oheispalvelut

6. Saavutettavuus ja esteettömyys

Lappeenrannasta toimivia tapahtumatiloja löytyy niin ulkona kuin sisälläkin järjestettäville suurille ja pienille tapahtumille.

Ulkoilmatapahtumat ovat kaupungissamme usein sijoittuneet joko kaupungin ydinkeskustassa kaupungintalon edustan Kansalaistorille, viehättävän Lappeen Marian kirkon viereiselle Marianaukiolle tai Satamatorille ja Rantapuistoon. Ulkoilmatapahtumien suosiossa ovat myös olleet Lappeenrannan historiallisen Linnoituksen alueet. Sieltä löytyvät Pusupuisto romanttisine esiitymislavoineen, Linnoituksen vallien väliin hienosti toteutettu katettu kesäteatteritila, Linnoituksen keskellä Katariinan tori, kulttuuri- ja tapahtumakeskus Kehruuhuone, Linnoitusniemen kauniit valli-, nurmi- ja ranta-alueet sekä Linnoituksen kärjessä oleva Suomen suurin ja korkein Hiekkalinna-alue.

Suuriin urheilutapahtumiin ja yleisötilaisuuksiin soveltuu erinomaisesti sinisestä mondo-radastaan kuuluisa, aivan ydinkeskustassa sijaitseva, Kimpisen urheilukeskus. Festareille on tarjolla myös tähän tarkoitukseen erinomaisesti sopiva Huhtiniemen hiihtokeskus ja sen vieressä oleva leirintäalue.

Sisätiloja löytyy niin pienille kuin suurillekin tapahtumille. Suurille tilaisuuksille löytyvät hienot tapahtumapuitteet Lappeenrannan urheilutalolta, jäähallilta tai Lappeenrannan kaupungintalon upeasta Lappeenranta-salista. Myös keskustan kirkot tarjoavat helposti saavutettavat ja upeat puitteet tiloja kaipaaville. Keskikokoiset ja pienemmät sisätilat löytyvät Lappeenrannan kaupungintalon vierestä Lappeenrannan teatterin kahdesta salista sekä Musiikkiopiston salista. Kaikki tilat sijaitsevat kätevästi kaupungin ydinkeskustassa, hyvien palvelujen ja majoitustilojen äärellä.

Lisää tietoa kaupungin tiloista ja alueista ja niiden varaamisesta saat Tilat ja alueet -osiosta.

Tarvitsetko apua tai neuvoa?

Ole yhteydessä tapahtumapalveluihin. Yhteystiedot näet klikkaamalla tästä!