Tapahtumapaikka vaikuttaa merkittävästi tapahtuman onnistumiseen. Tapahtuman sisältö vaikuttaa sopivan paikan valintaan, mutta toisaalta paikallakin on vaikutus itse tapahtumaan ja sen järjestelyihin.
Ensin tulee kuitenkin pohtia, järjestetäänkö tapahtuma täysin sisätiloissa vai ulkona vai tarvitaanko niin sisä- ja ulkotiloja. Entä kuinka suuri tila tarvitaan ja miten tilaa voidaan muuntaa tarvittaessa suuremmaksi tai pienemmäksi?
Paikan valintaa miettiessä kannattaa huomioida myös muut tekijät, kuten tapahtuman ajankohta, paikan sijainti ja tavoitettavuus sekä sen tunnettuus ja luonne. Pidä mielessä myös kulkuyhteydet paikalle, paikoitus- ja pysäköintialueet sekä lähistöllä tarjolla olevat oheis- ja majoituspalvelut.
Sopivaa tilaa selvitettäessä tulee huomioida myös miten tilaan on saatavissa sähköä, vettä tai rakennelmia ja huonekaluja. Ota huomioon myös millainen tilan muu varustus on ja tarvitaanko esim. internetyhteyttä?
Yksi olennaisimmista tilaan liittyvistä seikoista on vuokrakustannus, sillä tilan tai alueen vuokra voi lopulta olla yksi merkittävimmistä menoeristä tapahtuman budjetissa. Samoin erilaiset vuokrausehdot voivat vaikuttaa paikan valintaan.
Tapahtuman luonteesta ja kohderyhmästä riippuen tilaa miettiessä on hyvä ottaa tarkasteluun esteettömyysasiat. Pääseekö tilaan inva-liuskaa pitkin, onko tilassa inva-wc, mahtuuko ovesta pyörätuolilla jne.
Kun olet löytänyt sopivan tapahtumapaikan, käy sopimusasiat tarkasti läpi tilaa tai aluetta vuokraavan tahon kanssa.
Tutustu tapahtumakäyttöön varattavissa oleviin kaupungin tiloihin ja alueisiin klikkaamalla tästä!