Tapahtumakumppanuus

****************************************************************************************************

HUOM!

Tapahtumakumppanuuksien haku vuodelle 2024 on päättynyt suuren kysynnän vuoksi.

Haku vuodelle 2025 ja siitä eteenpäin on avoinna. Ensi vuoden hakemuksia käsitellään syksystä 2024 alkaen.

****************************************************************************************************

Kaupunki pyrkii edistämään uusien tapahtumien syntymistä ja olemassa olevien kasvua kumppanuusmallin avulla. Kumppanuus voi olla tapahtumakohtaista tai useita tapahtumakokonaisuuksia kattavaa.

Kumppanuussopimusten edellytyksenä on, että toiminta kohdistuu Lappeenrantaan, mutta hakijan kotipaikan ei välttämättä tarvitse olla Lappeenranta.

Tapahtumakumppanuusmallilla kaupunki tavoittelee tapahtumia, jotka

• lisäävät kaupungin tunnettuutta tapahtumapaikkana
• lisäävät kaupungin matkailullista vetovoimaa ja tuovat kaupunkiin kävijöitä kaupungin ulkopuolelta
• tukevat kaupungin strategisia tavoitteita
  
• luovat elävää kaupunkikulttuuria ja tukevat paikallisen kulttuurielämän kasvua
• lisäävät kaupungin tapahtumatoiminnan ympärivuotisuutta sekä monipuolisuutta
• parantavat tapahtumien laatua

Tapahtumakumppanuussopimusta tehtäessä huomioitavat yleiset asiat

• toiminnan määrä, laatu sekä alueellinen vaikuttavuus (työllistävät ja ympäristövaikutukset, kohderyhmät yms.)
• muilta kuin kaupungilta saadut avustukset
• tuen tarve ja taloudellinen asema

Kumppanuussopimuksiin perustuva kaupungin tuki tapahtumien tuottajille voi muodostua ensisijaisesti seuraavista elementeistä:

• asiantuntija-apua tapahtuman järjestämisessä ja verkoston hyödyntämisessä,
• vastaantuloa kaupungin omien alueiden, kuten aukioiden ja tilojen vuokrissa,
• teknisiä palveluita, kuten esiintymislavoja ja äänentoistoa
• markkinointiapua kaupungin omissa markkinointikanavissa sekä mahdollisesti muissa kanavissa.
• tuki voidaan osoittaa tapauskohtaisen harkinnan mukaan myös rahallisena tukena.

Hakeminen

Tapahtumajärjestäjien tulee esittää tapahtumakonseptinsa suunnitelma Lappeenrannan kaupungin tapahtumapalveluille, jonka jälkeen ryhdytään rakentamaan mahdollista kumppanuussopimusta. Sopimuksissa määritellään molempien osapuolien vastuut ja velvollisuudet, joiden mukaisesti yhteistyötä tehdään.

Huomio, että tapahtumakumppanuudet ovat viranhaltijapäätöksiä ja päätöksen saaminen kestää vähintään kolme viikkoa.

Hae tapahtumakumppanuutta täyttämällä sähköinen lomake, niin otamme sinuun yhteyttä. Voit myös olla suoraan yhteydessä meihin.

Jotta kumppanuushakemus etenisi joutuisasti mieti ja tee seuraavat asiat ennakkoon:

• Tapahtuman idea ja sisältö
• Tapahtuman paikka, kesto ja ajankohta
• Tavoiteltava osallistujamäärä
• Kuinka tapahtuma toteutetaan
• Budjetti
• Esitys siitä minkälaista apua kaupungilta toivoisit tapahtumaan.

Tapahtumakumppanuussopimuksia ei tehdä

• yhdistyksen tai vastaavien vuosipäivätilaisuuksien tai - tapahtumien järjestelyihin
• oppilaitosten, seurojen tai vastaavien normaaliin toimintaan liittyvien tapahtumien tai leirien järjestämiseen
• kaupungin ulkopuolella järjestettävien tapahtumien järjestelyihin