Etusivu/Järjestä tapahtuma/Yhteistyö kaupungin kanssa/Tapahtumakumppanuus

Tapahtumakumppanuus

Kaupunki pyrkii edistämään uusien tapahtumien syntymistä ja olemassa olevien kasvua kumppanuusmallin avulla. Kumppanuus voi olla tapahtumakohtaista tai useita tapahtumakokonaisuuksia kattavaa.

Kumppanuussopimusten edellytyksenä on, että toiminta kohdistuu Lappeenrantaan, mutta hakijan kotipaikan ei välttämättä tarvitse olla Lappeenranta.

Tapahtumakumppanuusmallilla kaupunki tavoittelee tapahtumia, jotka

  • lisäävät kaupungin tunnettuutta tapahtumapaikkana
  • lisäävät kaupungin matkailullista vetovoimaa ja tuovat kaupunkiin kävijöitä kaupungin ulkopuolelta
  • tukevat kaupungin strategisia tavoitteita
  • luovat elävää kaupunkikulttuuria ja tukevat paikallisen kulttuurielämän kasvua
  • lisäävät kaupungin tapahtumatoiminnan ympärivuotisuutta sekä monipuolisuutta
  • parantavat tapahtumien laatua

Tapahtumakumppanuussopimusta tehtäessä huomioitavat yleiset asiat

  • toiminnan määrä, laatu sekä alueellinen vaikuttavuus (työllistävät ja ympäristövaikutukset, kohderyhmät yms.)
  • muilta kuin kaupungilta saadut avustukset
  • tuen tarve ja taloudellinen asema
Kumppanuussopimuksia tehdään kolmeen eri kategoriaan kuuluvien tapahtumien kanssa:
Tapahtumakumppanuusmallin kategoriat

yhteisölliset ensisijaisesti paikalliselle kohderyhmälle järjestetyt yleisötapahtumat.

Kumppanuuksia valittaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin:

  • tapahtumat ja palvelut edistävät osaltaan kaupunki- tai paikalliskulttuuria ja sen saavutettavuutta
  • tapahtumat edistävät kävijöiden hyvinvointia esim. toiminnallisella elementillä
  • tapahtumien osallistujamäärä on vähintään 300
  • pääsymaksuttomuus
  • tapahtumalla on uutuusarvoa ja kehittymispotentiaalia

Kaupunkikulttuuria tukevat ja paikallisten ohella myös matkailijoita houkuttelevat yleisötapahtumat kuten esim. kulttuuri- ja liikuntatapahtumat tai tapahtumiin liittyvät palvelukokonaisuudet

Kumppanuuksia valittaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin
seikkoihin:

  • tapahtumat lisäävät kaupungin vetovoimaisuutta ja edistävät viipymistä alueella
  • tapahtumat ja palvelut edistävät osaltaan kaupunki- tai paikalliskulttuuria ja sen saavutettavuutta
  • tapahtumat edistävät kävijöiden hyvinvointia esim. toiminnallisella elementillä
  • tapahtumien osallistujamäärä on vähintään 500
  • tapahtumien pääsymaksullisuus/pääsymaksuttomuus
  • tapahtumien kesto: 1 päivä, 2-4 päivää, yli 4 päivää
  • tapahtumien kertaluonteisuus / toistuva kokonaisuus
  • tapahtumien lisäarvo muille tapahtumille / tapahtumakokonaisuuksille
  • tapahtumien uutuusarvo ja kehittymispotentiaali

Kaupungin imagoa tukevat tapahtumat, joilla on mahdollista saavuttaa valtakunnallista tai kansainvälistä näkyvyyttä ja jotka tuovat matkailijoita kaupunkiin.
Kumppanuuksia valittaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin:

  • tapahtumat lisäävät kaupungin tunnettuutta, tuovat kävijöitä kaupunkiin ja edistävät viipymistä alueella
  • tapahtumien pääsymaksullisuus / pääsymaksuttomuus
  • tapahtumien kesto: 1 päivä, 2-4 päivää, yli 4 päivää
  • tapahtumien kertaluonteisuus / toistuva kokonaisuus
  • tapahtumien lisäarvo muille tapahtumille / tapahtumakokonaisuuksille
  • tapahtumien osallistujamäärä on yli 1000 osallistujaa
  • tapahtumien uutuusarvo ja kehittymispotentiaali

Kumppanuussopimuksiin perustuva kaupungin tuki tapahtumien tuottajille voi muodostua ensisijaisesti seuraavista elementeistä:

  • asiantuntija-apua tapahtuman järjestämisessä ja verkoston hyödyntämisessä,
  • vastaantuloa kaupungin omien alueiden, kuten aukioiden ja tilojen vuokrissa,
  • teknisiä palveluita, kuten esiintymislavoja ja äänentoistoa
  • markkinointiapua kaupungin omissa markkinointikanavissa sekä mahdollisesti muissa kanavissa.
  • tuki voidaan osoittaa tapauskohtaisen harkinnan mukaan myös rahallisena tukena.

Hakeminen

Tapahtumajärjestäjien tulee esittää tapahtumakonseptinsa suunnitelma Lappeenrannan kaupungin tapahtumapalveluille, jonka jälkeen ryhdytään rakentamaan mahdollista kumppanuussopimusta. Sopimuksissa määritellään molempien osapuolien vastuut ja velvollisuudet, joiden mukaisesti yhteistyötä tehdään.

Hae tapahtumakumppanuutta täyttämällä sähköinen lomake, niin otamme sinuun yhteyttä. Voit myös olla suoraan yhteydessä meihin.

Jotta kumppanuushakemus etenisi joutuisasti mieti ja tee seuraavat asiat ennakkoon:

  • Tapahtuman idea ja sisältö
  • Tapahtuman paikka, kesto ja ajankohta
  • Tavoiteltava osallistujamäärä
  • Kuinka tapahtuma toteutetaan
  • Budjetti
  • Esitys siitä minkälaista apua kaupungilta toivoisit tapahtumaan.

Tapahtumakumppanuussopimuksia ei tehdä

  • yhdistyksen tai vastaavien vuosipäivätilaisuuksien tai - tapahtumien järjestelyihin
  • oppilaitosten tai vastaavien normaaliin toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämiseen
  • kaupungin ulkopuolella järjestettävien tapahtumien järjestelyihin