Etusivu/Järjestä tapahtuma/Tapahtuman lähtökohdat

Tapahtuman lähtökohdat

IMG_1011_vaakarajattu.jpg

Tapahtuman järjestäminen alkaa ideasta ja sen kirkastamisesta. Alkuun tarvitaan idea siitä, mitä halutaan tehdä, kenelle ja miksi.

Lähtökysymykset ja niiden vastaukset sekä tapahtuman kohderyhmät ohjaavat ja toimivat tarkemman suunnittelun pohjana.

Tapahtumajärjestäjän kannattaa miettiä, miksi juuri tällaista tapahtumaa lähdetään toteuttamaan ja mitä sillä halutaan saada aikaiseksi. Mitkä siis ovat tapahtumanjärjestäjän omat tavoitteet ja mistä hän tietää onnistuneensa?

Tapahtuman talouden tulee olla myös mietittynä. Lippu- ja myyntitulot, yhteistyökumppaneiden sponsorirahoitus sekä saadut avustukset ja tuet mahdollistavat tapahtuman toteuttamisen.

Tärkeää on miettiä myös sisällöllisiä tavoitteita osallistujien näkökulmasta. Mitä tapahtuma tarjoaa osallistujalle, kaupungille, alueelle, yhteisölle tai vaikkapa kaveriporukalle?

On hyvä tarkastella, millaisia samanlaisia tapahtumia on jo olemassa ja miten ne ovat toimineet tai järjestetäänkö Lappeenrannassa tai Etelä-Karjalassa vastaavanlaisia tai samoille kohderyhmille ajateltuja tapahtumia.

Tapahtumalle pitää tietysti keksiä myös sitä hyvin kuvaava nimi.

Tapatumajärjestäjän kannattaa selvittää, onko idean mukaiselle tapahtumalle tarvetta ja kiinnostusta. Selvitystyön voi tehdä vaikkapa pienimuotoisella kyselyllä etukäteen suunnitellulle kohderyhmälle.

Tapahtumaidean kirkastamisessa voi käyttää apuna myös SWOT-analyysia, jossa kaavion toiselle puolelle listataan vahvuuksia ja mahdollisuuksia ja toiselle heikkouksia ja riskejä.

On tärkeää miettiä, kenelle tapahtuma suunnataan. Tapahtuman kohderyhmä voi olla suuri yleisö tai esimerkiksi rajattu tai avoin kutsuvierasjoukko.

Mielikuva kohderyhmästä ohjaa tapahtuman suunnittelua. Kohderyhmien pohdinta perustuu siihen, millainen tapahtuma tulee olemaan ja millaisia tavoitteita siihen liittyy.

Kohderyhmät myös osaltaan vaikuttavat tapahtuman muotoutumiseen ja siksi ne tulee tuntea riittävän hyvin. Osallistujien kohdalla tulee huomioida erilaisia henkilöihin liittyviä taustatietoja. Ryhmiä voidaan analysoida tarkkaan ja huomioida tapahtuman koko suunnittelussa. Kaikki asiat eivät sovi kaikille.

Erityisesti mahdolliset erityisryhmät tulee huomioida esteettömyyden näkökulmasta niin rakentamisen kuin apuvälineiden (esim. tulkkaus) ja avustajienkin osalta.

Myös muut erikoistarpeet, kuten ruokavaliot, kuljetukset ja majoitukset tulee varmistaa ajoissa. Jos tapahtumassa kestitään kansainvälisiä vieraita, on usein huomioitava myös liputusasiat

Tarvitsetko apua tai neuvoa?

Ole yhteydessä tapahtumapalveluihin. Yhteystiedot näet klikkaamalla tästä!