Etusivu/Järjestä tapahtuma/Suunnittelu/Aikataulutus

Aikataulutus

Tapahtumien järjestäminen vie aikaa. Tapahtuman voi toteuttaa muutamassa tunnissakin, mutta siihen voi kulua tapahtuman luonteesta ja taustoista riippuen myös vuosia.

Tapahtuman järjestämisessä aikataulutus on tärkeää. Kaikki lähtee tapahtuman järjestämisajankohdasta.

Ajankohtaa miettiessä kannattaa huomioida muun muassa seuraavat asiat:

  • Lupiin ja erilaisiin rahoitusratkaisuihin (esim. avustukset) liittyvät aikataulut
  • Mitä muuta samoihin aikoihin tapahtuu? Kannattaa tutkia, onko samaan aikaan esimerkiksi samaa kohderyhmää houkuttelevia tapahtumia tai isoja yleisötapahtumia.
  • Onko sopiva tapahtumatila tai -alue varattavissa toivotulle ajankohdalle?

Kun ajankohta on lyöty lukkoon, on hyvä aikatauluttaa tapahtuman järjestämisen eri vaiheet. Tehtävät jaetaan eri vaiheisiin ja niille voidaan samalla ilmoittaa omat deadlinet ja vastuuhenkilöt: mitä tehdään missäkin järjestyksessä ja kuka vastaa mistäkin.

Tapahtuman järjestämisen osalta on ensisijaisen tärkeää aikatauluttaa varsinainen tapahtuma-aika. Järjestelyihin liittyy usein ajallisesti peräkkäisiä, toisiinsa kytköksissä olevia vaiheita, joiden toteutus onnistuu tietyssä järjestyksessä.

Aikataulun seuraamisessa voi hyödyntää perinteisiä menetelmiä, kuten kalenteria tai aikajanaa, tai sitten hyödyntää erilaisia sähköisiä seuranta- ja projektinhallintavälineitä.

Järjestämisen ohella tapahtumiin liittyviä suunniteltavia aikatauluja ovat työvuorot sekä esimerkiksi esiintymis/ohjelma-aikataulut.

Tarvitsetko apua tai neuvoa?

Ole yhteydessä tapahtumapalveluihin. Yhteystiedot näet klikkaamalla tästä!